Algemene gegevens

De Bruintje Beer Tocht (hierna; “BBT”) wordt georganiseerd door de vereniging Fiets Toer Club Musselkanaal (hierna; “FTC Musselkanaal”). Het betreft een jaarlijks fiets evenement voor de sportieve fietser over de openbare weg door met name Westerwolde. De start- en finishlocatie betreft Sporthal de Veenhorst te Musselkanaal.

Op de dag van het evenement zijn circa 30-40 vrijwilligers actief. Door de organisatie zijn enkele tussenstops op de route gepland alwaar vrijwilligers van de tocht zijn gepositioneerd.

Naar schatting zullen circa 500 – 600 fietsers deelnemen aan het evenement. Het weer is een bepalende factor voor het werkelijke aantal deelnemers.

Gegevens evenement

Naam evenement Bruintje Beer Tocht
Locatie Musselkanaal, sporthal de Veenhorst
Datum 24-03-2019
Tijdstip opbouw evenement 6:30 uur
Tijdstip start evenement 8:30 uur
Tijdstip afbouw evenement 15:00 uur

Route gegevens

Door de organisatie zijn een tweetal routes uitgezet, welke voor een deel over hetzelfde parcours gaan. De routes voeren langs verschillende plaatsen in Westerwolde.

Gegevens aanwezigen

Geschat aantal minimum deelnemers 400
Geschat aantal maximum deelnemers 600
Aantal vrijwilligers 30 – 40

Route 1

De eerste route kent een omvang van circa 90km, met start en finish in Musselkanaal. De route gaat globaal langs de volgende plaatsen: Musselkanaal, Mussel, Smeerling,Wedde, Veelerveen, Bourtange, Jipsinghuizen, Sellingen, Jipsingboermussel, Musselkanaal.

Route 2

De tweede route kent een omvang van circa 50km, met eveneens de start en finish in Musselkanaal. De route gaat globaal langs de volgende plaatsen: Musselkanaal, Mussel, Smeerling, Vlagtwedde, Jipsinghuizen, Sellingen, Jipsingboermussel, Musselkanaal.

Problematische situatites

Dit hoofdstuk bevat een aantal situaties die zich mogelijk kunnen voordoen tijdens het evenement. Het geeft een beschrijving van de situaties en de te nemen acties door de organisatie van de Bruintje Beer Tocht.

Extreme weersomstandigheden

In het geval dat zich bepaalde weersomstandigheden voordoen, is het raadzaam dat de organisatie de risico’s inschat, en waar mogelijk actie onderneemt om deze risico’s te beperken. In het meest extreme geval kan het besluit worden genomen om het evenement af te gelasten.

Extreme kou

Bij (extreem) koude weersomstandigheden is er sprake van lage temperaturen / vorst, al dan niet gepaard gaande met veel wind en/of regen, sneeuw, hagel of ijzel. Deze weersomstandigheden zijn seizoensgebonden maar kunnen zeer zeker voorkomen tijdens de Bruintje Beer Tocht. Immers, deze wordt in het eerste weekend van de lente georganiseerd. In de week voorafgaand aan het evenement zal de organisatie actief deweersvoorspellingen in de gaten houden. Hierbij houdt ze rekening met in ieder geval de volgende zaken;

  • verwachte temperatuur,
  • verwachte gevoelstemperatuur,
  • windkracht,
  • neerslag.

Annulering tocht

Op basis van bovenstaande zaken zal de organisatie bepalen of het eventueel noodzakelijk is om het evenement af te gelasten. In de dagen voorafgaand aan de tocht zal de organisatie, indien ze dit op basis van de weersvoorspellingen noodzakelijk acht, via Facebook en haar website de deelnemers informeren over deze voorspellingen. Waar nodig zal ze deelnemers aanraden rekening te houden met de te dragen kleding. Indien de organisatie voornemens is om de tocht af te gelasten, dan meldt ze dit uiterlijk 1 dag voor aanvang van de tocht voor 18:00 uur via Facebook en haar website. Ook verstuurt ze een e-mailbericht aan de personen die zijn ingeschreven voor de nieuwsbrieven. Op deze manier benadert ze actief haar deelnemers. Mocht het evenement wel doorgang vinden bij koude en/of natte omstandigheden, dan zal de organisatie de deelnemers hierop attenderen bij inschrijving en tekstuele mededelingen op de startlocatie.

Extreme hitte

In geval van extreme hitte is sprake van temperaturen boven de 28 graden Celsius. Gezien het feit dat het evenement in het eerste weekend van de lente wordt georganiseerd is de kans hierop niet groot. Mocht deze situatie zich voordoen, dan zal dit bij de deelnemers voornamelijk leiden tot de behoefte aan voldoende drinken. Aangezien de deelnemers op zowel de startlocatie, alsmede bij de tussenstops hun bidons kunnen vullen, speelt de organisatie hier voldoende op in.

Ongevallen

Het kan voorkomen dat een deelnemer gewond raakt tijdens zijn/haar deelname aan de tocht. De organisatie heeft tijdens het evenement EHBO’ers beschikbaar. Deze hebben hun standplaats in Bourtange, circa halverwege de route. De EHBO’ers zijn mobiel, en hierdoor in staat om een deelnemer op de route te hulp te schieten. Indien noodzakelijk zal een ambulance worden ingeschakeld.

Uiteraard kan een deelnemer ook zelf ten alle tijden een ambulance bellen.

Woordvoering

In het geval bovenstaande situaties zich voordoen, vindt communicatie plaats via de voorzitter van de Bruintje Beer Tocht, te weten de heer Hans Ravensbergen, of via de calamiteitenmanager, de heer Henk-Jan Blaauw.

Dit zorgt voor het verstrekken van juiste en eenduidige communicatie over deze situaties.

Telefoonlijst

Onderstaande telefoonlijst bevat de belangrijkste telefoonnummers ten tijde van het evenement:

Voorzitter organisatie Hans Ravensbergen 06 – 306 716 71
Calamiteitenmanager Henk-Jan Blaauw 06 – 126 103 44
EHBO Algemeen 06 – 815 542 27
Coördinatie locatie Bourtange Jos Buurman 06 – 302 282 14
Mecanicien Cees de Boer 06 – 150 223 16
Politie algemeen 0900 – 8844
Politie spoed 112
Ambulance 112